Office Manager Den Haag (eind juni 2022 tot en met 31 januari 2023)

Functieomschrijving

Ter vervanging van zwangerschapsverlof is Trubendorffer Verslavingszorg op zoek naar een stevige Office Manager voor 32 uur per week in Den Haag.
Ben jij dienstverlenend ingesteld, kun je hoofd- van bijzaken onderscheiden, houd jij het hoofd koel én lijkt het je leuk deel uit te maken van een jong, informeel team? Dan maken we graag kennis met jou!


Wie zijn wij?

Trubendorffer biedt specialistische verslavingszorg. Wij bieden hulp waarbij de cliënt thuis kan blijven wonen (ambulant). Uitgangspunten van onze werkwijze zijn abstinentie, deelname aan zelfhulpgroepen en zingeving. Onze persoonlijke behandeling volgens de Twaalfstappen-methode is bijzonder, intensief en bovenal effectief gebleken. Cliënten waarderen onze behandelingen dan ook met een 9,2.

Door de succesvolle aanpak is Trubendorffer enorm gegroeid. We tellen sinds de oprichting in 2004 maar liefst ruim 200 enthousiaste medewerkers en hebben behandellocaties in Amsterdam, Utrecht, Den Haag, Nijmegen, Tilburg, Den Bosch en Maastricht.


De functie

De behandellocatie Den Haag bestaat uit een behandelteam, welke wordt aangestuurd door de Behandelcoördinator. Als Office Manager ben jij de spin in het web en zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt op deze behandellocatie. Je hebt een generalistische rol en ondersteunt de Behandelcoördinator (jouw functioneel leidinggevende) en het team bij alle dagelijks voorkomende werkzaamheden.
Je maakt daarnaast deel uit van een team van Office Managers, die elk een eigen team of afdeling ondersteunen. Dit team heeft een eigen, hiërarchisch leidinggevende.

Op het gebied van planning zorg je samen met de Behandelcoördinator dat de formatie aansluit bij de behoefte. Je signaleert eventuele onderbezetting en andere bijzonderheden t.a.v. de roosters. Je maakt de halfjaarlijkse roosters en zorgt voor tijdige vervanging bij verzuim en verlof. Je bent dan ook dé expert als het aankomt op planningsvraagstukken met betrekking tot jouw team. Wij werken met SDB Planning. Planning betreft een groot deel van je werkzaamheden. Daarom is het belangrijk dat je hier veel plezier en voldoening uit haalt.

Op HR-gebied ben je de steun en toeverlaat van de Behandelcoördinator, signaleer je belangrijke ontwikkelingen en verricht je alle ondersteunende taken. Hierbij werk je nauw samen met de afdeling HR op het hoofdkantoor. Samen met HR ben je verantwoordelijk voor de personeelsdossiers in SDB HR, een correcte verloning en ondersteun je bij verschillende verzuimtaken. Je zorgt en bewaakt dat mutaties in ons personeelssysteem goed doorgevoerd worden. Ten behoeve van jouw team plan je de ontwikkelgesprekken in en houd je regie op het proces. Daarnaast zorg je voor een goede uitvoering van RI&E-beleid t.b.v. jouw team.

Je bent procesbewaker als het gaat om werving en selectie. Hierbij voer je de regie over het hele werving- en sectieproces. Dit start bij het plaatsen van de vacature tot en met het inwerken van de nieuwe collega’s, waarbij jij het eerste aanspreekpunt vormt voor de Behandelcoördinator, HR en natuurlijk de kandidaat.


Je ondersteunt de Behandelcoördinator en het team dus in de breedste zin van het woord. Je bent de rots in de branding van de afdeling en adviseert gevraagd en ongevraagd. Als sfeermaker draag je tevens bij aan een gezond, veilig en prettig werkklimaat.


Ons aanbod

We bieden je een afwisselende en dynamische functie in een organisatie met enthousiaste en bevlogen collega’s. Deze functie is ingeschaald in schaal 45 van de CAO GGZ.

We vinden ontwikkeling van onze medewerkers erg belangrijk en investeren graag in passende opleidingen en cursussen. Daarnaast hechten wij waarde aan de vitaliteit van onze medewerkers. Zo bieden wij bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting bij diverse sportscholen.

Trubendorffer is een groeiende en innovatieve organisatie. De sfeer tussen collega’s onderling is collegiaal en informeel. De lijnen zijn kort en er is veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en inbreng. Persoonlijk, toegewijd en doelgericht zijn woorden die onze organisatie en medewerkers kenmerken.


Enthousiast?

Voldoe jij aan de genoemde functie-eisen? En word jij enthousiast van zo’n leuke functie als deze? Leuk! We horen in dat geval graag van je! Klik op reageer op deze vacature om direct jouw motivatiebrief en cv naar ons toe te sturen. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. 


Meer weten?

Wil je meer weten over onze organisatie? Lees dan ook eens het verhaal van Dick Trubendorffer op https://www.trubendorffer.nl/over-ons/
Vragen kun je ook direct stellen door een mail te sturen naar rosy@trubendorffer.nl.


Functievereisten


  • Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau (dit is een harde eis).
  • Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring als Office Manager of soortgelijk.
  • Je hebt veel administratieve ervaring en bent goed bekend met de MS Office pakketten.
  • Je vindt het leuk om het aanspreekpunt de afdeling te zijn.
  • Je kunt taakuitvoering versus eindverantwoordelijkheid van elkaar scheiden en handelt dienovereenkomstig.
  • Je bent in staat het overzicht te bewaken vanuit je helikopterview en bent stressbestendig.
  • Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.